En una empresa el medio físico y humano durante la jornada de trabajo conforman el conocido ambiente laboral, si este es efectivo la empresa tendrá productividad, creatividad, competitividad y cumplirá las metas definidas; para que esto sea así el espacio de trabajo tiene que ser agradable y satisfactorio. En este artículo os presento los 10 elementos básicos que no pueden faltar en una oficina.
1. Iluminación.
La iluminación es un elemento muy importante para rendir al máximo en nuestro puesto de trabajo. Si no cuidamos minuciosamente este apartado conseguiremos cansancio, dolor de cabeza, fatiga ocular, una mala postura por no poder ver bien la pantalla, etc…
Nuestro espacio de trabajo debe estar cerca de una ventana o cualquier otra fuente de luz natural, además de tener una lámpara de sobremesa en el escritorio. Si esto no fuera suficiente debemos poner tantas fuentes de luz como sea necesario.
Actualmente tener varias lámparas encendidas no supone un problema si utilizas iluminación LED, porque: su consumo eléctrico es muchísimo menor, en condiciones normales duran mínimo 50.000 horas, las bombillas son mucho más resistentes a golpes y su composición está libre de mercurio y otros tóxicos.
2. Decoración.
El siguiente paso es decorar la oficina de tal manera que nos estimule y motive todos los días a la hora de trabajar, además, los clientes o cualquier otra persona que nos visite verán una filosofía de trabajo en nuestra decoración.
Lo primero es elegir el color o los colores para las paredes, todos sabemos que los colores pueden afectar a nuestro estado de ánimo u otros sentimientos. A partir de este concepto es aconsejable utilizar:
- El blanco porque es un color que produce armonía en el ambiente; si en caso llega a aburrir ver toda la oficina en esta tonalidad también se puede pintar una de las paredes de otro color, consiguiendo así un toque moderno y equilibrado a la vez.
- El azul porque es un color que produce relajación y al mismo tiempo ayuda a la concentración, obteniendo así una mayor productividad.
- El verde o gris, si se trata de una oficina con un ritmo estresante, porque son colores suaves que ayudan a nuestro cuerpo a tranquilizarse y seguir trabajando.
- El morado porque es una tonalidad que ayuda a nuestro cerebro a ser mucho más creativos.
- El naranja porque es un color que produce sensación de alegría y vida lo que nos facilita las horas de trabajo.
La segunda parte de este apartado son los accesorios de decoración que escojamos para completar nuestra oficina. Podemos elegir jarrones, plantas, cuadros o cualquier otro elemento pero siempre que tenga un mensaje motivador.
3. Escritorio.
Una vez tenemos los dos apartados anteriores es el momento de profundizar en el mobiliario que vamos a utilizar todos los días: el escritorio, la silla, el reposapiés, etc… Como bien dice el título, en esta sección nos centraremos, principalmente, en el escritorio.
El desarrollo de la actividad empresarial se traduce en una gran cantidad de papeleo, bolígrafos, carpetas, grapadora y otros materiales de papelería que terminan ocupando sitio en la mesa de trabajo. Por eso, esta debe ser muy espaciosa para que quepa todo lo anterior y aun así sobre espacio.
Otra característica muy importante es el color que escojamos para el escritorio, este debe ser una tonalidad mate para evitar reflejos que nos puedan molestar.
Y por último, y no menos importante, es la altura del escritorio. Sería ideal tener una mesa de trabajo regulable para establecerla según la altura de la silla y la persona usuaria, pero, si no pudiera ser así, tendremos la silla ajustable.
4. Silla.
La silla es un mueble que incide directamente sobre el cuerpo de la persona que la ocupa, por eso es tan importante que cumpla una serie de particularidades evitando así lesiones en la espalda, en las articulaciones, problemas de circulación sanguínea, etc…
Lo principal es que debe ser regulable en altura para así adaptarse al resto del mobiliario y al factor humano, en el caso de que sea más baja sufrirá nuestra zona lumbar y sí al contrario, es más alta, forzaremos las vértebras y músculos.
Otras características que debe tener una silla son: el respaldo ajustable a la espalda, los apoyabrazos formando 90º con el cuerpo y que sea lo suficientemente ancha para sentarnos cómodamente y aun así, que sobre espacio.
En conjunto, un escritorio y una silla que cumplan todas estas características nombradas, consiguen una buena postura corporal y salud física al usuario, y por lo tanto, que este se pueda centrar y desarrollar su trabajo de forma efectiva.
5. Otro mobiliario.
A parte de lo anterior, también es esencial tener en la oficina otros muebles como un paragüero, un perchero y un reposapiés que se complemente con la silla.
6. Ordenador.
Es el momento de completar nuestro escritorio con todos los aparatos tecnológicos y demás artículos necesarios para desarrollar nuestro puesto de trabajo. Actualmente es necesario tener un ordenador en la mesa para buscar información relevante, mantener relación con los clientes, procesos administrativos, marketing online, etc…
Hoy en día existe una gran variedad de marcas (ASUS, HP, TOSHIBA…), modelos, colores, etc…
Pero, ¿Qué es mejor para trabajar en la oficina, un ordenador portátil o de mesa? Nosotros aconsejamos utilizar un ordenador de mesa, y si puede tener dos pantallas mejor porque es más cómodo y se trabaja más rápido.
Las ventajas que tiene estos frente a los portátiles son: versatilidad, más potencia, no se calientan tanto, mayor vida útil, mejor precio en el mercado, se puede ampliar la memoria de almacenamiento y menor coste de mantenimiento. Por otro lado, la gran desventaja es la imposibilidad de movilidad.
7. Impresora.
Tan necesario como tener un ordenador en la mesa es tener impresora en la oficina. Al igual que los ordenadores, hoy en día existen distintas marcas (BROTHER, EPSON, CANON…), modelos, precios, funcionalidades y tecnologías de impresoras.
Según el tipo de empresa, el volumen de impresión y la forma de imprimir podemos elegir entre impresoras de tinta, láser o multifunción.
Las tradicionales impresoras de tinta son las que llevan 4 cartuchos (negro, cian, magenta y amarillo) y su mantenimiento es muy barato pero la principal desventaja es que desperdician mucha tinta durante su funcionamiento.
Por otro lado, el mantenimiento de las impresoras láser es más costoso pero no desperdician ninguna tinta, imprimen más cantidad de hojas, la calidad de impresión es superior y a una mayor velocidad.
Aunque en este artículo nosotros os aconsejamos comprar una impresora multifunción, esta sirve para imprimir, escanear, fotocopiar y enviar fax.
8. Teléfono.
Para mantener toda la empresa conectada y ofrecer un buen servicio a los clientes es necesario tener un teléfono a nuestro lado. Existen una serie de modelos en el mercado, perfectos para la oficina, en los cuales puedes observar que compañero está ocupado con una llamada y así coger la otra llamada entrante o simplemente, transferirla a otra persona.
9. Papelería.
Por último, en nuestra mesa de trabajo no pueden faltar artículos de papelería como lápices, bolígrafos, subrayadores, sacapuntas, tipex, post-it, tijeras, cinta adhesiva, clips…
10.Máquina de café y dispensador de agua.
Cuando el trabajo en la oficina es de muchas horas es necesario tener una serie de descansos para seguir el labor productivamente, estos descansos se pueden hacer tomando un café o agua en la oficina. En el caso de que no hayan máquinas de oficina que brinde café ni agua el trabajador tendrá que acercarse al bar más cercano, perdiendo así un tiempo muy valioso.
Por otro lado, los empleados al reunirse en ese espacio mantendrán relación y conversaciones con otros compañeros, lo que ayudará al ambiente laboral de la empresa.
En definitiva, el espacio donde pasamos la mayor parte del tiempo debe ser limpio y ordenado, consiguiendo así un lugar agradable y cómodo donde desempeñar nuestro trabajo de forma efectiva.
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